Minska kontorsytan men öka närvaron av ert varumärke

Nytt år och dags att vakna upp och lukta på kaffet. Ett uttryck som jag är nyfiken på om en AI skulle använda i en direktöversättning från engelskan. I denna artikel så får den betydelsen att många måste börja bli mer realistiska och medvetna om vad som händer omkring dem framöver. Regeringen menar att svensk ekonomi befinner sig i en lågkonjunktur nu (2023). Inflationen når sin högsta topp detta år och byggandet av bostäder och kontorsbyggnader bromsar in kraftigt. 

“Förutsättningarna för bostadsmarknaden och bostadsbyggandet har försämrats mycket snabbt sedan början av 2022. Hushållens köpkraft försvagas markant i år och även nästa år, och hushållens förväntningar på den egna ekonomin har rasat. Kraftigt stigande räntor och energikostnader bidrar till fallande bostadspriser och värderingar. I kombination med kraftigt höjda byggkostnader och stopp för investeringsstöden kan utvecklingen resultera i en snabb och mycket kraftig inbromsning av bostadsbyggandet.”

Kul! Dessutom blir (är) Sverige ordförandeland i EU och har som uppdrag att öka konkurrenskraften och den inre marknaden. Vilka frågor kommer att komma i fokus tror ni? En vild gissning är att det blir satsning på att folk kommer i arbete men att löner samt andra kostnader inte skenar. 

Hyreskostnaden är en rörlig kostnad i en hybrid arbetsplats

Kostnaden för kontor har länge setts på som en “konstant” som Henrik Eriksson, strateg på Vasakronan uttrycker det, men kommer att under 2023 behövas ses som en “variabel”. Eftersom många fastighetsbolag har möjlighet att indexuppräkna hyran utifrån att KPI (konsumentprisindex) växer, kanske till och med över 11%, så borde många göra sig beredda på kraftigt ökade hyreskostnader och stenhårda förhandlingar när det gäller de långa hyresavtalen. Börja med att se över vad det står i era kontorshyresavtal. 

Med en hybrid arbetsplats sänker du risken och kostnaderna

Tänker du ställa om och se till att er verksamhet får bättre förutsättningar att överleva och växa? Nedan ger vi några tips på hur man kan få hela organisationen bättre rustad med några enkla grepp. Samlingsnamnet för denna förändring för arbetslivet blev under 2022 #hybridarbete på svenska och följer av det engelska nu vedertagna uttrycket #hybridwork. 

Under 2021 var ett av nyorden “hybridmöte” men när 2022’s nyord släpptes den 27/12 så saknades helt något ord som pekade på den fråga som många medier har rapporterat om under hela året. Hur det nya arbetslivet ska fungera. Läs själv nyordskrönikan här

Vad är en hybrid arbetsplats

En hybrid arbetsplats (#hybridworkplace) innebär att en medarbetare ges möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter på en plats som passar bäst vid en given tidpunkt och utifrån de resurser och förutsättningar som behöver vara på plats för att resultatet ska bli så bra som möjligt.

Vanligast är det fortfarande att man delar upp arbetet under vardagarna en aning, t ex 2-2-1. Hemifrån måndag och onsdag. T ex på ett bra coworking ställe med teamet på tisdagar och resa in till kontoret på fredagar. Dvs upplägget blir en mix, det arbetas antingen hemifrån, på den vanliga arbetsplatsen eller på en “tredje arbetsplats”.

En alternativ tredje plats kan vara en attraktiv coworking arena i närheten av där man bor eller om man är på resande fot; tillfälliga kontorsplatser som i varierande grad är professionellt utformade men som också ofta kan erbjuda en bättre upplevelse än det egna kontoret. I Europa beräknar man att det finns 6 000 coworking ytor att utnyttja. Det betyder att du kan arbeta varifrån du vill och alltid ha tillgång till en professionell arbetsplats.

I dagarna gav Remote Lab ut sin omfattande rapport "Svenskarna och Coworking" (hittar du här) som pekar på att av vi redan har ett fint nät av coworking och kontorshotell i landet.

I Sveriges 290 kommuner har vi identifierat 623 coworkingställen i 200 av kommunerna. Med rapporten visar vi att coworking idag är mer utspritt än vad man tidigare trott i Sverige. Vi lyfter historiken kring coworking som fenomen och också hur utvecklingen sett ut i Sverige. Vi lyfter även ny intressant forskning som är relevant för att förstå hur utvecklingen av coworking kan komma att påverka den gröna omställningen som sker i Sverige. 

Den tredje platsen kan även innebära ett bra café, en hotelllobby, stans bibliotek, en flygplats lounge eller en fristående “pod” (telefonbås). Ett bra och roligt initiativ står tjänsten Coya.app bakom. De erbjuder en app för att enkelt kunna slinka in i ett ljudisolerat bås, t ex på en SevenEleven nära dig.

Räkna med ett halverat behov av kontorsyta när ni inför en hybrid arbetsplats

Genom att använda kompletterande arbetsplatser så behöver man inte längre räkna med att en person behöver en arbetsplats hela tiden. Det hybrida förhållningssättet utlovar möjligheten att komma ner i hyreskostnad med upp till 50% och ändå skapa bättre förutsättningar för personalen att få ut det man vill göra på en arbetsplats.

Använd detta som en möjlighet att få rätt storlek “rightsize” på ert kontor, och istället använd det nya ekonomiska utrymmet till att skapa en miljö där folk gillar att samlas, interagera och för att få till det sociala utbytet. Det är många i arbetsledande ställning som pekar på det stora värdet av att skapa företagskultur genom arbetsplatsen. Fundera över vilka parametrar som utgör er specifika företagskultur och använd dessa aktivt när ni ska omforma ert befintliga kontor.

Om det behövs ett kontor - ta ett betydligt mindre än vad du tror

Sedan många införde aktivitetsbaserade arbetsplatser så blev det norm för arbetsplatsstrategerna att räkna med ca 12-16 kvm/person när det skulle inredas nya kontor. I och med den nästa steg i kontorsevolutionen nu sker i och med den hybrida arbetsplatsen så kan man istället räkna på ett halverat behov, dvs 6-8 kvm/person. 

Case: NetApp

Även ett betydligt mindre kontorsutrymme kan utformas i enlighet med ert varumärkes riktlinjer. Kalifornienbaserade NetApp är Flowpass grannar på Vasakronans coworking Arena Sergel. Globalt är de 12 000 anställda och i Sverige är de ca 40 personer. Deras svenska (huvud)kontor är ett rum för 6 personer på 50 kvm. Dvs 1,25 kvm/person i teorin, men givetvis sitter inte alla 40 personer där samtidigt.

Rummet är inrett med deras blå toner, en skylt med logotyp och en stor skärm för kommunikation med andra kontor. Om de behöver ses allihopa så kan de göra det genom att tillfälligt boka en större möteslokal. När de är fler på plats än vanligt så kan de sitta på någon av de ytterligare 300 flexibla arbetsplatserna som finns att tillgå på denna premium coworking arena. Här finns all service och kringtjänster som de behöver temporärt och de behöver ingen ytterligare kontorsansvarig för att allt ska fungera. 

Vad kan gå fel? Rätteviseaspekten och vad gör vi om alla inte får plats

Det finns ett par farhågor hos en arbetsgivare som ska försöka bestämma hur många arbetsplatser som ska göras tillgängliga. En som gärna förs fram är risken för orättvisa. Hur ska man kunna säkerställa att alla får samma rätt till att sitta på ett visst sätt. För att råda bot på detta så kan man introducera ett bokningssystem. Dock vill vi påpeka att det är mycket sällan vi har hört att platsbrist och överbokning har blivit ett problem.

Ernst & Young i Sverige har tagit fram en egen app och de anställda bokar dagligen eller veckovis var de vill sitta. Är det av vikt att sitta med någon eller ett helt team så finns det funktionalitet för det också. 

Mottagandet av att behöva använda en app för att säkra en arbetsplats har varit blandat enligt Sverigechefen Magnus Kuchler, men samtidigt så är det många på global nivå inom E&Y som tycker att projektet är intressant att följa. 

Flowpass hållning är att alltför stort fokus på var man sitter kan verka störande och hämmande och vi ser hellre att en social komponent används. Vi tror att viljan av att komma in till en specifik arbetsplats i stort bygger på om andra i teamet är på plats vid ett givet tillfälle. Med Flowpass säkerställer vi framförallt en större synlighet när det gäller samordning och samarbete. Genom Flowpass bokar man separata dagspass och mötesrum men kan samordna det med övriga teamet. Rättvisan gäller framförallt att alla har möjlighet att få access till gemensamma utrymmen. 

Om man fortfarande känner behov att ha funktionalitet för att boka specifika resurser på det egna kontoret så kan det vara en bra idé att köpa in ett separat system.

Vi rekommenderar svenskbaserade Flowscape som har en gedigen bakgrund av resurshantering. Vi gillar även Meetio som verkar internationellt men har svenska grundare, bl a med bakgrund från CRM systemet Lime 

Men det finns ett större antal andra aktörer också. FlexO är framtagen specifikt för oberoende coworking operatörer. De kartlägger ytor utifrån kontorsskisser och gör individuella platser tillgängliga för bokning.

Sen har vi schweiziska Deskbird och Zoom Workspace att undersöka vidare för att ge några ytterligare alternativ.

Nodeworking - nätverksbaserad kontorslösning skapar flexibilitet

En av de stora fördelarna med att upprätta ett nätverk av arbetsytor, arbetsplatser och externa mötesrum i det som vi på Flowpass kallar för nodeworking är just den stora flexibiliten. Hur ni än väljer att dimensionera kontoret så går det mycket ofta att justera upplägget i efterhand. Den fördelen har man inte när man ingår ett mångårigt traditionellt hyreskontrakt för en större lokal. Då vill man inte att någon/några har tänkt lite fel långt bak i tiden när kontraktet skrevs på.  

Tyvärr är det mycket vanligt att företag missar en god timing med sin kontorsförflyttning. Man flytttar in för sent så att alla har behövt sitta på ett dåligt och ofta icke produktivt sätt under lång tid och när man väl flyttar in i ett nytt kontor så har förutsättningarna redan förändrats och den nya lösningen blir ändå inte optimal.  

Tänk att istället löpande kunna justera åt båda hållen. Vi blev fler än vad vi tänkt men det gör inget för det går att justera med ett flexibelt arbetssätt. Vi kan utöka antal arbetsplatser och mötesrum helt enkelt genom att justera budget. Eller, ojdå, vi behöver inte så här mycket yta. Nu sitter vi med överkapacitet, ibland hela våningsplan, som kan aktiverats som gemensamma ytor där vi låter partners, leverantörer, medlemmar, kunder eller andra externa företag få nyttja på korta avtal. Detta kallas även för andrahandsuthyrning (sub-lease) och det är vanligt med specifika regler i hyresavtalet för en sådan åtgärd. 

Om lösningen istället är byggd med flexibilitet i centrum så är dessa villkor redan hanterade. Det anses naturligt och i vissa fall även önskvärt med en sådan rörlighet. Historiskt så tillkom konceptet coworking utifrån ett behov hos större organisationer att få användning av outnyttjade ytor.

Sammanfattning

Genom att se över vad ni tror behövs för att verksamheten ska fungera optimalt så kan ni också passa på att kartlägga nuläge och den riktning ni behöver ta. Om ni kommer fram till att en välbalanserad mix av kontorsplatser, sociala umgängesytor, mobila aktivitetsbaserade ytterligare ytor som kan komplettera befintliga resurser och agera "kudde" om det skulle visa sig att ni har tänkt fel, att förutsättningarna har förändrats så är ni troligen på rätt väg.

Om ni istället kommer fram till att vi arbetar redan bra som det är och det blir onödigt att göra justeringar som enbart triggar osäkerhet så är det säkert också bra. Men då vet ni i alla fall varför ni har tagit ett visst beslut och det blir lättare att förklara/försvara ståndpunkten framöver.