Vad har ni satt för mål att ni ska uppnå 2023 - behövs det en omställning?

Arbetslivet har under de senaste åren ställt om till ett flexibelt och därför mer självständigt format. Detta har påverkat vår syn på ledarskap och utmanat mångas tankemodell om vad som behövs finnas på plats för att vårt näringsliv ska blomstra. Börsåret 2022 var ett historiskt lågvattenmärke. Vi avslutade 2022 med en stundtals hetsig debatt när managementkonsulten BCGs svenska VD gick ut i pressen med dystopiska rubriker utan statistiskt säkerställt underlag för sina påståenden. Något som fick många att se rött. När han några månader senare tvärvänder och istället skriver “min rekommendation för framtiden för hybridmodellen så anser jag/vi att det är hög tid att se över sina operationella modeller”. Dessutom med några riktigt bra tips i artikeln (DI Debatt 28/2).

...min rekommendation för framtiden för hybridmodellen så anser jag/vi att det är hög tid att se över sina operationella modeller”

Erik Flinck, MD BCG

Så vad är stalltipset på hur vi ska arbeta framöver? Det beror på vilken verksamhet man bedriver, vilken typ av kompetens man behöver till det och i stort vilka förutsättningar och resurser man har att tillgå på kort och lång sikt.

För vissa arbetsgivare kan det vara helt centralt att få tillbaka ett större antal av medarbetarna till de färdigställda lokalerna nu genast. För att mobilisera, fokusera och samarbeta effektivt. För andra kan det vara en stor fördel att skörda det arbete man tidigare har gjort då personalen har visat upp enastående färdigheter att vara mer produktiva, kreativa och drivna när de har fått ökad självständighet i sitt arbete. 

Att vi har kommit att kalla det nya arbetslivet för “hybridwork” kanske känns naturligt nu men i början av pandemin så fanns det en mängd konkurrerande uttryck. Landa i några av de nya tankemodeller som känns intressanta att utvärdera för er verksamhet. Det finns inte en sanning och alla kommer att behöva hitta fram till sin egen modell för framtida arbetslivet.

Hur vet vi att omställningen till hybrid är permanent

Ordet “coworking” hade i början av 2022 nästan 200 000 följare på Instagram. Nu är det 3 385 000 poster som innehåller #coworking. 77 000 människor på Linkedin använder ordet i sin profil.

"Hybrid work" användes nästan inte alls för ett par år sedan. Nu söks ordet 200 gånger i månaden i Sverige. Det finns för närvarande 3 400 jobbannonser med ordet "hybrid" i.

Topp akademikern professor Nicholas Bloom på Stanford pekar på att normalfallet har förändrats. Efter pandemin arbetar en stor del av arbetskåren på andra platser, dvs utanför kontoren, en större andel av en normal arbetsvecka. 2,3 dagar är snittet för vad arbetsgivaren anser att du kan arbeta från annan plats än Kontoret.

Det är lätt att tro att de nya arbetssätten befinner sig högst upp på HR avdelningarnas agenda eftersom algoritmerna hos de största sociala plattformarna gör ett allt bättre jobb på att trycka fram det innehåll som är mest relevant för en viss individ. ALLA verkar prata om det hybrida arbetssättet.

Här är några av de mest populära nyckelorden som används för att markera att innehållet är relevant för de som letar nya arbetssätt:

#hybridwork #remotework #futureofwork #modernworkplace #businessinnovation #workplaceadaptation #telecommuting #digitalnomad #workfromanywhere #worklifebalance

Working from Home - #WFA

Faktum är att historiskt så ligger t ex Stockholm högst i Europa när det gäller arbetsför grupp som arbetar hemifrån eller annan plats än kontoret. Uttrycket kallas “Working From Home” (WFH)

Hybrid arbetsplatsstrategi

Börja med att ta reda på hur mycket kontorsyta som då behövs

Genomför en minivariant som om ni redan letade efter ett nytt kontorsupplägg. Hur många är vi idag, vilka behov finns just nu. Önskemål, krav, förutsättningar. Gärna en workshop där intressenter får möjlighet att påverka och engagera sig i frågan. Många bolag har redan skapat den här typen av utskott, projektgrupper som består av representanter från olika berörda avdelningar och kompetenser. Bra också att redan här ta med fackliga representanter, arbetsmiljö/skydd, säkerhetsdetaljen och IT. Vanligast är det att HR tillsammans med Facility Management tar första stegen. 

Arbetsplatsstrateger arbetar gärna med a) nuläge, b) börläge och c) önskad väg till nytt kontor. Vilket ofta innebär ett antal processrelaterade steg att gå igenom. Nedan hittar du Jennica Lenning och Mindmoves modell med 3 perspektiv på det nya behoven som har uppstått.

Mindmove hjälper dig att ta med alla aspekter som behövs för att kontorslösningen ska bli optimal. I centrum har vi den upplevelse vi vill att medarbetarna ska få i det nya arbetslivet.

Resultatet blir en uttalad plan för hur man ska arbeta, både individuellt och tillsammans, och vad för slags kontor och andra arbetsplatser (hemma, 3:e platsen), digitala verktyg och ledar- & medarbetarskap som behövs för att stödja det på bästa sätt.

Arbetssätt och arbetsmiljöanalys

• Gör en analys av hur arbetssätt, kontor/hemarbete och digitala verktyg fungerar idag, vilka behov och krav som finns från verksamheten framåt och identifiera ”glappet”/ åtgärder som behövs för att implementera Arbetsplatsstrategin
• Genomför Mindmoves specifikt framtagna enkät som syftar till att kartlägga nuläge och framtida behov kopplat till en hybrid arbetsmodell och ett distribuerat arbetssätt
• Gör djupintervjuer, genomgång befintligt material, beläggningsmätningar m.m

Förändringsledning - använd en mognadsmodell

Tricket är att planera bättre och förbereda både sig själv och andra för att något nytt ska komma på plats. Förändringsledningen är inget annat än en bra strukturerad process för att lotsa sin organisation till ett bättre läge.

Det är vanligt att använda en mognadsmodell (maturity model) för att att hitta och prioritera förbättringsåtgärder. Men det är också ett sätt att bedöma vilken mognadsgrad man befinner sig i just nu. Med andra ord. Vilken förståelse och självinsikt har vi bland ledning och medarbetare? Det är långt från säkert att alla i en organisation uppfattar en situation på samma sätt och det blir snabbt farligt om medarbetare och ledning inte har tillgång till samma karta.

Fördelen med att använda sig av en mognadsmodell är att alla inblandade får en gemensam bild av både nuläge, vad som behövs för att ta nästa steg och hur en förväntad målbild ser ut.

“Unity is strength. When there is teamwork and collaboration, wonderful things can be achieved,” according to the poet

Mattie Stepanek

Modellen syftar till att få ett gemensamt språkbruk, med fördel få alla delaktiga och därmed dela en vision. Men arbetet kan också utgöra ett ramverk för hur man ska prioritera förbättringsåtgärder framöver.

Oscar Berg och Henrik Gustafsson har tagit fram en interaktiv mognadsmodell som är bra att anpassa till sin egen verksamhet.

Fördelen med att använda en mognadsmodell

Det är vanligt att en mognadsmodell mäter de kvalitativa framsteg som kan göras i en specifik organisation. Det blir därför ett sätt att hjälpa företag att upprätta interna strategiska mål som passar deras unika behov och prioriteringar.

En mognadsmodell kan också hjälpa ledningsgruppen att inse var deras nuvarande metoder inte fungerar så bra.

Man kan utforska detta på egen hand i form av workshops där olika intressenter från både chefsnivå och medarbetarnivå deltar för att snabbt få en rättvisande bild av sitt nuläge. Dock viktigt att poängtera hur vanligt det är att subjektiva värderingar och personliga agendor från specifika individer kan tillåtas få för stor vikt om processen inte modereras korrekt. Finns det risk för det så rekommenderas att kontraktera en duktig extern moderator som processledare.

Sammanfattning - så här blir du bättre hybrid

Att bli bättre på att samarbeta i hybridform är en process. Alla organisationer behöver själva komma på hur det ska göras på bästa sätt.

Det blir sannolikt bättre om man kan tänka sig att ta hjälp av de personer som tidigare har genomfört liknande projekt och processer. Det betyder att det finns redan en grupp med konsulter, specialister och rådgivare som bara väntar på att aktivera de strategier som ni sannolikt har arbetat fram under föregående år (2022). Nu är det execution time.

Ni kan få stor nytta av att använda en mognadsmodell och en arbetsplatsstrategi för att skapa ett nytt arbetssätt och därmed få en fysisk och digital arbetsmiljö som fungerar för hela organisationen och som är skräddarsydd på individnivå.

Läs gärna även vår post på Linkedin som specifikt tar upp Mognadsmodellens fördelar och Flowpass hävstångsteknik. Kontakta oss så hjälper vi er att hitta rätt typ av rådgivare till det som ska göras.